FAQ.
Bitte beachten Sie, dass Anliegen wie Fragen zur Nebenkostenabrechnung oder ähnliche Themen keinen Notfall darstellen und während unserer regulären Bürozeiten geklärt werden können.
Bei echten Notfällen erreichen Sie uns telefonisch unter +49 8171 997 8060
Sollte unser Büro nicht besetzt sein, wird eine spezielle Notfall-Telefonnummer angesagt, die Sie in dringenden Fällen kontaktieren können.
Bei Feuer, Hochwasser oder ähnlichen akuten Gefahren ist unverzüglich die Feuerwehr oder die Leitstelle unter 112 zu alarmieren.
Bei Gasgeruch wenden Sie sich bitte sofort an Ihren Energieversorger. Die entsprechende Notrufnummer finden Sie in der Regel auf Ihrer letzten Gasrechnung oder im Eingangsbereich des Hauses.
Für die Sicherheit aller Bewohner ist schnelles und besonnenes Handeln in solchen Situationen entscheidend.
Sollte die Heizung oder Warmwasserversorgung ausfallen, wenden Sie sich bitte zunächst an den zuständigen Hausmeister. Die Kontaktdaten finden Sie in der Regel auf der Informationstafel im gemeinschaftlichen Treppenhaus.
Falls das Problem auf diesem Weg nicht gelöst werden kann, kontaktieren Sie uns direkt telefonisch unter +49 8171 997 8060. Wir kümmern uns umgehend darum, dass die Störung behoben wird.
In den meisten Wohnanlagen ist eine gesicherte Schließanlage installiert. Wenn Sie zusätzliche Schlüssel oder Schließzylinder benötigen, können diese ausschließlich vom Eigentümer über die Hausverwaltung bestellt werden.
Bei Verlust oder Diebstahl eines Schlüssels ist es wichtig, den Vorfall unverzüglich sowohl Ihrem Vermieter als auch der Hausverwaltung zu melden. So können wir gemeinsam die notwendigen Maßnahmen einleiten.
Im Falle eines Diebstahls empfehlen wir zudem, eine Anzeige bei der zuständigen Polizeidienststelle zu erstatten. Dies dient nicht nur Ihrer Sicherheit, sondern kann auch für Versicherungsansprüche relevant sein.
Eine ordentliche Eigentümerversammlung wird in der Regel einmal jährlich von der Hausverwaltung organisiert. Sie dient als zentrales Forum, in dem die Eigentümer der verschiedenen Einheiten – seien es Wohnungen, Gewerbeflächen oder Stellplätze – zusammenkommen, um die Interessen und Beschlüsse der Eigentümergemeinschaft zu formulieren.
Im Rahmen der Versammlung werden wichtige Themen behandelt, darunter die Genehmigung der Betriebskostenabrechnung und des Wirtschaftsplans sowie die Entlastung des Verwalters. Darüber hinaus stehen mögliche Instandhaltungs-, Instandsetzungs- oder Modernisierungsmaßnahmen auf der Agenda, die erörtert und beschlossen werden. Die Eigentümer werden zudem über relevante Neuigkeiten zur Immobilie und über gesetzliche Änderungen informiert.
Für dringende Anliegen, wie etwa akute Instandhaltungsmaßnahmen, kann zusätzlich eine außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen werden, um zeitnah Entscheidungen zu treffen.
Alle besprochenen und beschlossenen Punkte werden sorgfältig protokolliert. Die Niederschrift wird im Anschluss an alle Eigentümer verteilt, sodass auch nicht anwesende Mitglieder umfassend informiert sind.
Sollten Sie einmal verhindert sein und nicht an der Eigentümerversammlung teilnehmen können, regelt die Teilungserklärung der Eigentümergemeinschaft eine Bevollmächtigung Dritter. In der Einladung zur Versammlung liegt bereits ein Vordruck bei, welcher im Original unterzeichnet vor der Versammlung an die Hausverwaltung überreicht werden muss.
Um ein Thema auf die Tagesordnung der Eigentümerversammlung aufnehmen zu lassen, ist ein schriftlicher Antrag erforderlich. Dieser sollte den gewünschten Tagesordnungspunkt klar benennen und eine nachvollziehbare Begründung enthalten. Gerne stehen wir Ihnen vorab für ein persönliches Gespräch zur Verfügung, um Ihr Anliegen gemeinsam zu besprechen und die Vorgehensweise abzustimmen.
Das Hausgeld ist eine regelmäßige Zahlung, die jeder Wohnungseigentümer leisten muss. Es ist wichtig, diese Kosten bereits vor dem Erwerb einer Immobilie einzuplanen. Die Höhe des Hausgeldes wird im Wirtschaftsplan durch die Hausverwaltung festgelegt und anschließend von der Eigentümergemeinschaft genehmigt.
Das Hausgeld umfasst sowohl umlagefähige Betriebskosten, wie beispielsweise Ausgaben für Heizung, Versicherungen und den Hausmeisterdienst, als auch nicht umlagefähige Kosten. Letztere beinhalten unter anderem die Rücklagenzuführung, die Vergütung der Hausverwaltung und Kontoführungsgebühren.
Nach Ablauf des Wirtschaftsjahres erstellt der Verwalter eine Abrechnung, die die tatsächlichen Kosten mit den geleisteten Zahlungen abgleicht. Entstandene Überschüsse werden an die Eigentümer erstattet, während eventuelle Fehlbeträge nachgezahlt werden müssen.
Rücklagen, insbesondere die sogenannte Instandhaltungsrücklage, dienen der finanziellen Vorsorge für Reparaturen und Erhaltungsmaßnahmen am gemeinschaftlichen Eigentum. Sie stellen sicher, dass notwendige Arbeiten, wie etwa an der Heizungsanlage, der Fassade oder im Treppenhaus, finanziert werden können.
Jeder Eigentümer leistet entsprechend des vereinbarten Verteilerschlüssels – meist basierend auf den Miteigentumsanteilen – regelmäßige Einzahlungen in die Rücklage, die als gemeinschaftliches „Sparschwein“ der Eigentümergemeinschaft dient.
Bei einem Wohnungsverkauf oder einer Eigentumsübertragung geht der Rücklagenanteil der jeweiligen Einheit automatisch auf den neuen Eigentümer über. Eine Auszahlung dieses Anteils ist nicht möglich.
Der Nachweis gemäß § 35a EStG weist die steuerlich anrechenbaren Lohnkosten aus, die als sogenannte haushaltsnahe Dienstleistungen im vergangenen Wirtschaftsjahr angefallen sind. Diese Dienstleistungen werden entsprechend ihrer steuerlichen Zuordnung in bis zu vier unterschiedliche Kategorien aufgeteilt.
Wenn Sie Ihre Immobilie selbst nutzen, können Sie diese ausgewiesenen Kosten im Rahmen Ihrer Steuererklärung geltend machen. Der Nachweis dient somit als wichtige Grundlage, um mögliche Steuervergünstigungen in Anspruch zu nehmen.
Darüber hinaus ist zu berücksichtigen, dass eventuell direkt durch den Eigentümer bezogene Leistungen, wie beispielsweise Müll- und Wasserkosten, separat mit dem Mieter abgerechnet werden können. Ebenso ist die zeitanteilige Weiterberechnung der Grundsteuer an den Mieter möglich.
Bitte beachten Sie, dass die Grundlage für alle Abrechnungen der zwischen Ihnen und dem Mieter abgeschlossene Mietvertrag ist. Dieser legt fest, welche Kostenarten auf den Mieter umgelegt werden dürfen.
Bitte beachten Sie, dass bei einer erloschenen oder nicht aktualisierten Bankverbindung der Einzug des Hausgeldes nicht mehr erfolgen kann. Dadurch können Mehrkosten entstehen, die vom Eigentümer zu tragen sind.
Falls Sie wünschen, das Hausgeld zukünftig selbst zu überweisen, statt es einziehen zu lassen, teilen Sie uns dies bitte ebenfalls mit, damit wir den automatischen Einzug deaktivieren können.
Wenn ein Eigentums- oder Mieterwechsel ansteht, bitten wir Sie, uns alle relevanten Informationen zu diesem Vorgang rechtzeitig zukommen zu lassen. Hier sind die wichtigsten Angaben im Überblick:
- Vollständiger Name des neuen Eigentümers oder Mieters
- Komplette Anschrift des neuen Eigentümers
- Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mail-Adresse, etc.)
- Anzahl der im Haushalt lebenden Personen
- Datum des Nutzen- und Lastenübergangs bzw. Stichtags
- Zählerstände für Heizung, Warmwasser und Kaltwasser
Ein entsprechendes Formular zur Mitteilung dieser Daten finden Sie in unserem Downloadbereich.
Bei einem Verkauf oder einer Übertragung der Immobilie benötigen wir zusätzlich einen schriftlichen Nachweis, beispielsweise eine Kopie der Kaufurkunde oder einen relevanten Auszug aus dem Kaufvertrag.
Nein, Arbeiten am Gemeinschaftseigentum dürfen nicht ohne Rücksprache beauftragt werden. Schäden oder Mängel am Gemeinschaftseigentum sind der Hausverwaltung unverzüglich zu melden. Wir übernehmen die Koordination und sorgen dafür, dass die notwendigen Schritte schnellstmöglich eingeleitet werden – unter Berücksichtigung bestehender Wartungsverträge und möglicher Gewährleistungsansprüche.
Bitte beachten Sie, dass bei eigenmächtiger Beauftragung eines Handwerkers grundsätzlich der Auftraggeber für die Kosten verantwortlich ist („Auftraggeber zahlt“). Um unnötige Ausgaben zu vermeiden, bitten wir Sie, uns bei entsprechenden Anliegen direkt zu kontaktieren.
Zum Schutz unserer Kunden verfügen wir über eine Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung. Diese Versicherung ist in angemessener Höhe abgeschlossen und deckt typische Vermögensschäden ab, die durch Fehler oder Versäumnisse im Rahmen unserer Tätigkeit entstehen können. Auf Wunsch weisen wir Ihnen diese Versicherung jederzeit nach.
Als Hausverwaltung haften wir für die Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (sogenannter Kardinalspflichten) sowie bei grob fahrlässigem oder vorsätzlichem Verhalten. Eine wesentliche Vertragspflicht ist eine solche, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags erst ermöglicht und auf deren Einhaltung Sie als Eigentümer regelmäßig vertrauen dürfen. Dazu zählen beispielsweise die ordnungsgemäße Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums und die korrekte Durchführung der Abrechnung.
Haftungsansprüche, die über die Versicherungssumme hinausgehen, sind ausgeschlossen, soweit dies gesetzlich zulässig ist. Eine Haftung für einfache Fahrlässigkeit wird im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben auf den Umfang unserer Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung begrenzt.
Bitte beachten Sie, dass für individuelle Haftungsregelungen der Verwaltervertrag maßgeblich ist.
Um eine ordnungsgemäße Verwaltung Ihrer Immobilie sicherzustellen, sind Sie als Eigentümer verpflichtet, der Hausverwaltung alle notwendigen Unterlagen und Informationen rechtzeitig und vollständig zur Verfügung zu stellen. Diese Unterlagen umfassen unter anderem:
- Aktuelle Stammdaten: z. B. Mieterlisten, Wohnungsnummern, Wohnflächen, Eigentümerdaten.
- Bau- und Lagepläne: Relevante technische Unterlagen zur Immobilie.
- Verträge: Alle laufenden oder nicht vollständig abgewickelten Verträge, die im Namen der Eigentümer*innen geschlossen wurden.
- Konten- und Buchhaltungsunterlagen: Sämtliche Bankbelege und Buchhaltungsunterlagen, die für die Verwaltung erforderlich sind.
- Mieterakten: Vollständige Unterlagen zu den Mietverhältnissen, inklusive Mietverträge, Absprachen und relevante Korrespondenz.
Darüber hinaus sind Sie verpflichtet, die Hausverwaltung unverzüglich über alle Instandhaltungs- und Instandsetzungsbedarfe zu informieren. Ihnen bekannte Gefahrenlagen (z. B. Schäden am Gebäude, Sicherheitsrisiken) sowie erforderliche Vorsichtsmaßnahmen müssen ebenfalls gemeldet werden.
Eine weitere Pflicht besteht darin, sicherzustellen, dass die finanziellen Mittel für eine ordnungsgemäße Verwaltung bereitgestellt werden. Dies schließt die regelmäßige Zahlung von Hausgeld oder Rücklagen ein, die zur Deckung der gemeinschaftlichen Kosten notwendig sind.
Sollte es sich um einen Wechsel der Hausverwaltung handeln, ist es Aufgabe der Vorverwaltung, die erforderlichen Unterlagen und Informationen geordnet zu übergeben. Diese Übergabe ist entscheidend für einen reibungslosen Übergang der Verwaltung.
Abschließend sind Sie verpflichtet, auf Anfrage der Hausverwaltung konkrete Weisungen zu erteilen, sofern dies für die Durchführung der Verwaltung erforderlich ist. Hierzu zählen insbesondere Entscheidungen zu Maßnahmen, die Ihre Immobilie betreffen und über die alltägliche Verwaltung hinausgehen.
Unsere Hausverwaltungsverträge haben in der Regel eine feste Laufzeit von zwei Jahren. Nach Ablauf der Vertragslaufzeit verlängert sich der Vertrag automatisch um 12 Monate, sofern keine Kündigung durch eine der Vertragsparteien vorliegt. Die Kündigung muss schriftlich erfolgen und eine Frist von sechs Monaten zum Vertragsende einhalten.
Außerordentliche Kündigung
Eine außerordentliche Kündigung des Vertrags ist möglich, wenn wesentliche Vertragspflichten einer Partei für mindestens zwei Monate nicht erfüllt werden und dies zu einem unzumutbaren Zustand führt. Beispiele hierfür können eine wiederholte Verletzung von Pflichten oder grobe Mängel in der Verwaltung sein.
Darüber hinaus greift das Recht zur außerordentlichen Kündigung, wenn das Vermögen einer Vertragspartei einem Insolvenzverfahren unterzogen wird. Dies stellt eine grundlegende Veränderung der wirtschaftlichen Situation dar, die die Fortsetzung des Vertrags unzumutbar machen kann.
Sonderkündigungsrecht bei Eigentumswechsel
Falls das Verwaltungsobjekt verkauft wird, steht sowohl den Eigentümern, als auch der Hausverwaltung ein Sonderkündigungsrecht zu. Dieses kann mit einer Frist von drei Monaten zum Monatsende ausgeübt werden. Wichtig: Das Sonderkündigungsrecht muss spätestens zwei Wochen nach dem Eigentumswechsel geltend gemacht werden, um rechtswirksam zu sein.